Her pazartesi ekibe özet e-postası gönderen bir workflow kuruyorsunuz. Testte Reddet seçildiği hâlde mesaj yine gidiyor. Tasarım ekranında belirgin bir hata yok. Adımlar karar ne olursa olsun sırayla devam ediyor. Onay kutusu görünse de kararı uygulayan bir dal bulunmuyor. Workflow, toplantı ve görev agent'larında aynı ilke geçerli: sistemin gerçekte ne yaptığını bir insanın kontrol etmesi gerekiyor.
Workflow'u kutu sırası olarak değil, davranış olarak okuyun
Workflows Agent, bazı yerlerde hâlâ önceki adı Copilot Actions ile görünebilir, tekrarlanan işi adım dizisine çevirir. Bu diziyi altı parçayla okuyun. Tetikleyici çalışmayı başlatır. Girdiler gereken bilgiyi sağlar. İşlemler bilgiyi okur ya da dönüştürür. Karar sonraki yolu seçer. Çıktı başka adıma veya kişiye gider. Gözlem ise gerçekte ne olduğunu kaydeder. Haftalık bir workflow yaklaşan toplantı ve görevleri toplayabilir, özet taslağı çıkarabilir, onay isteyebilir ve mesajı yalnızca onaylanan daldan gönderebilir.
Workflow'lar Outlook, Teams, SharePoint, Planner ve Approvals gibi sistemlere connector'larla bağlanır. Bir connector'ın listede görünmesi tenant'ınızdaki işlem, alan ve izinleri tek başına göstermez. Görsel tasarımcıdaki her yolu tetikleyiciden sonuca kadar izleyin. Dağıtım Frontier kaydı ve belirli pazarlarla başladığı için erişim de değişebilir. Workflows tenant'ınızda yoksa tasarım ve test yaklaşımını yine kâğıt üzerinde çalışabilirsiniz.
Onay adımı ancak doğru dalı açıyorsa işe yarar
Gönderme adımının önüne onay kutusu koymak, reddetmenin gönderimi durdurduğunu göstermez. Düğümlerin sırası davranışı tek başına uygulamaz. Gönderme işlemine yalnızca onaylanan sonuçtan ulaşılmalı ve iki dal ayrı ayrı test edilmelidir:
Tetikleyici
→ Topla ve özetle
→ Karar iste
├─ Onaylandı → Mesajı gönder
└─ Reddedildi → Göndermeden bitir
Etkinleştirmeden önce beş senaryoyu ayrı çalıştırın. Onay testinde geçerli veri ve onaylanan sonuç, test hedefine tam bir mesaj göndermelidir. Reddetme testinde aynı taslakla sıfır mesaj çıkmalıdır. Boş veri testinde aralıkta kayıt yoksa bölümler uydurma içerik yerine "Bulunamadı" demelidir. Kapsam testinde aralık içi ve dışı kayıtlar birlikte verilse de yalnızca içtekiler görünmelidir. İzin testinde gerekli bağlantı reddedilirse workflow görev uydurmadan, onay istemeden ve mesaj göndermeden bilgi adımında durmalıdır.
Düzeltmeleri birbirinden ayırın. Reddetme dalındaki sızıntıyı gidermek workflow yapısını, pencere dışı kaydı elemek filtreleme talimatını değiştirir. Reddetme seçildiğinde herhangi bir mesaj gidiyorsa workflow'u pasif bırakın. Başarısız test izini koruyun, dalı düzeltin ve beş senaryoyu baştan çalıştırın. Sonucu yeşile çevirmek için reddetme ölçütünü gevşetmeyin.
Toplantı agent'larının kaydını konuşulanlarla karşılaştırın
Teams toplantılarında iki farklı agent destek sağlar. Facilitator gerçek zamanlı not, gündem ve geri sayım zamanlayıcısı hazırlar. @mention ile görev oluşturabilir, takip planlayabilir ve toplantıda olmayan kişiler anıldığında uyarı verebilir. Interpreter dil erişimine odaklanır. Seçilen dilde gerçek zamanlı konuşmadan konuşmaya çeviri, konuşmacıya benzetilmiş veya otomatik ses ve ses dengesi sunar. Kişi başına ayda 20 saat çeviri dahildir.
Toplantıyı dört aşamada ele alın. Önce hedef, gündem ve gereken kararları hazırlayın. Mümkünse Facilitator ile Interpreter'ı önceden etkinleştirin veya planlayın. Toplantıyı belgelenmiş @mention görevleriyle yönetin, kararları yine insanlar teyit etsin. Son olarak agent çıktısını katılımcıların gerçekten söyledikleriyle doğrulayın. Kararlar, Aksiyonlar, Riskler ve Açık Sorular başlıklarını insan inceleme şablonu olarak kullanabilirsiniz. Bu şablon sizin kontrol listenizdir. Başlıkları toplantıda söylemek Facilitator notlarının biçimini kendiliğinden belirlemez.
Agent'lar insan sorumluluğunu devralmaz. Facilitator toplantı davetinden etkinleştirilebilir ve @mention ile görev istenebilir. Yine de oluşturduğu kayıt taslaktır. @mention görevi ancak dört ayrıntı izlenebiliyorsa güvenilirdir: sorumlu, teslim edilecek iş, son tarih ve raporlama hedefi. Ayrıca sorumlunun görevi kabul ettiğini doğrulayın. En büyük risk, koşullu kararın koşulsuz hâle gelmesidir. "Sürümü yalnızca personel teyit edildikten sonra onayla" ifadesi "Sürüm onaylandı" diye kaydedilmemelidir. Kararı sesli okuyun, dört ayrıntıyı teyit edin ve kesin kayda geçmeden önce metni konuşulanla eşleştirin.
Interpreter çıktısında çeviriyi dinleyen kişi yalnızca sesin çalıştığını değil, anlamın korunduğunu onaylamalıdır. Koşullu karar koşulsuz biçimde tekrarlanırsa cümleyi yeniden söyleyip teyit edin. Kişi başına ayda 20 saatlik payı da planlamaya katın. Haftada iki kez yapılan 45 dakikalık toplantı, dört haftada altı saat çeviri kullanır ve payın içinde kalır. Günlük toplantılar ise toplamı beklenenden hızlı yükseltebilir.
Görev agent'larının iddialarını sınıflandırın
Yeni görev agent'ları farklı kanıt düzeyleriyle dağıtılıyor. Planner Agent planlama, Skills Agent People Skills, Workforce Insights ise işgücü akıl yürütmesi için sunuluyor. Ürün adı yetenek kanıtı değildir. Belgelenmiş davranışa dayanın, canlı sonucu da garanti değil doğrulanacak gözlem olarak ele alın. Planner Agent grup tabanlı planlar için açıklamadan proje planı taslağı çıkarabilir. Ancak neyin gerçekten değiştiğini prompt'a bakarak değil, Planner'ın kendisini inceleyerek anlarsınız.
Görev agent'ına plan yazdırırken isteği Cowork görevinde olduğu gibi sınırlandırın. Kullanışlı taslakta hedef ve aşamalar açık olmalıdır. Her görev için başlık, uydurulmuş kişi yerine yer tutucu sorumlu rolü, bağımlılık, "T-10 iş günü" gibi göreli hedef tarih ve etiketlenmiş varsayım bulunmalıdır. Böylece her bağımlılığın gerçek göreve işaret edip etmediğini ve hiçbir taslak adımın tamamlanmış iş gibi sunulmadığını denetleyebilirsiniz.
Üç agent'ın yanıtını dört sınıfa ayırın: kaynakta bulunan görünür bilgi, kaynağın taşımadığı desteklenmeyen çıkarım, kaynakta olmayan bilinmeyen ve cevabı varsaymayan tarafsız insan-doğrulama sorusu. Yüzey yalnızca beceri adını gösteriyorsa "Çalışan uzman bir plancıdır" çıkarım olur. Soru biçimi bile yönlendirebilir. "Paydaş iletişimini nasıl geliştirmek istersiniz?" cümlesi gelişim niyeti varsayar. "Varsa, hangi gelişim hedeflerini konuşmak istersiniz?" sorusu "hiçbiri" yanıtına da yer bırakır. Ayrıntıyı sormadan önce bilginin kayıtta bulunup bulunmadığını sorun.
