Toplantılar: özetler, eylemler ve takipler

Lansman toplantısına on bir dakika geç katılıyorsunuz. Konuşma ilerlemiş, hangi kararların kesinleştiğini bilmiyorsunuz. Bir meslektaşınıza yazıp aceleyle hazırlanmış bir özet bekleyebilirsiniz. Ya da Copilot'a sorup eksik bağlamı yaklaşık otuz saniyede alabilirsiniz. Bu kolaylık beraberinde bir kontrol işi getirir. Yanıt, kimsenin kabul etmediği bir sorumlu ya da son tarih ekleyebilir.

Üç toplantı deneyimi, üç an

Teams'te birbiriyle ilişkili üç ayrı deneyim vardır. Her biri toplantının farklı bir aşamasında kullanılır:

Transkript söylenenlerin metin kaydıdır. Kayıt ise sesi veya görüntüyü saklar. Bu ikisi Copilot veya Recap ile aynı şey değildir. Kavramları ayırmak iş akışını da netleştirir. Canlı Copilot konuşmayı sürerken anlamanıza yardım eder. Recap toplantı materyallerine dönebileceğiniz yerdir. Intelligent Recap ise bu materyallerin üzerine AI tarafından oluşturulan bir düzenleme katmanı ekler.

Recap'i görebilmeniz hangi lisansa sahip olduğunuzu göstermez. Recap, toplantı bazı materyaller ürettiği için görünür. Toplantı sırasında canlı transkripti sorgulamak Microsoft 365 Copilot gerektirir. Temel Intelligent Recap ise Teams Premium veya Microsoft 365 Copilot ile sunulabilir. Bu nedenle yalnızca Recap görünümünden Copilot lisansınız olduğu sonucunu çıkarmayın. Lisans katmanlarını Chat'ler, Kanallar ve Lisansınızın Kapsamı dersinde eşleştireceğiz.

Canlı bir toplantıda nasıl iyi soru sorulur?

Belirsiz bir "Ne oldu?" sorusu belirsiz bir yanıt getirir. İşe yarayan toplantı içi prompt dört parçadan oluşur: zaman kapsamı tüm tartışmayı, tek bir konuyu veya son birkaç dakikayı belirler. Soru neyi öğrenmek istediğinizi söyler. Çıktı biçimi maddeler, tablo veya karar günlüğü olabilir. Kanıt sınırı ise sorumlu, tarih ve taahhüt uydurulmasını engeller.

En önemli parça kanıt sınırıdır. "Biri gizliliği incelemeli" bir öneridir. "Elena gizliliği cumaya kadar inceleyecek" ise sorumlusu ve tarihi açıkça belirtilmiş bir atamadır. Copilot ikisini her zaman kendi başına ayıramayabilir. Bu nedenle yalnızca katılımcının söylediği sorumlu ve tarihleri eklemesini, eksik olanlara da "Belirtilmedi" yazmasını isteyin. Canlı prompt'ları bu kuralla bitirdiğinizde notlara uydurma taahhüt girme riski azalır.

Yalnızca canlı Copilot transkript bırakmaz

Bazı toplantılarda kaydedilmiş transkript ya da kayıt olmadan Copilot'un yardımını kullanmak istersiniz. Konuşma hassas, açık sözlü ya da hukuka yakın olabilir. Yalnızca canlı ayarında düzenleyici ilgili seçeneği belirler ve katılımcılar toplantı sırasında soru sorabilir. Bu iş akışı kaydedilmiş transkript veya kayıt oluşturmaz. Sonradan gerekecek her bilgiyi bu nedenle toplantı bitmeden kaydetmelisiniz.

Bu ayara güvenmeden önce durumu kontrol edin. Düzenleyici yalnızca canlı seçeneğini belirlemiş olmalı, transkripsiyon ve kayıt başlamamış olmalıdır. Bunlardan biri başlarsa toplantı artık bu iş akışını izlemiyordur. Ayrılmadan önce doğrulanmış kararları ve eylemleri onaylı notlarınıza ya da görev sisteminize kopyalayın.

AI notlarını taslak olarak okuyun

Intelligent Recap düzenli toplantı notları ve önerilen görevler sunar. Buradan başlayın, sonra çıktıyı kontrol edin. Bu örnekte toplantı tek bir olguyu kesinleştiriyor: "Pilot 18 Ağustos'ta başlayacak." Elena müşteri e-postasının taslağını yazmayı, Marco da lansmandan önce telemetriyi kontrol etmeyi kabul ediyor. İki eylem için de son tarih verilmiyor. Gizlilik incelemesi gündeme geliyor, ama kimse bu işi üstlenmiyor.

Üretilen günlük Elena'nın e-postasını 18 Ağustos'a, Marco'nun kontrolünü de 18 Ağustos'a bağlıyor, gizlilik incelemesini ise Elena'ya veriyor. Bu iddiaların hiçbiri kaynakta yok. Tek lansman tarihi iki göreve kopyalanmış, sorumlusu olmayan inceleme ise adı en yakında geçen kişiye yazılmış. Her satırı konuşmaya kadar izleyin. "Lansmandan önce" ifadesini bağlam olarak koruyun ve toplantı sorumlu ya da tarih vermediyse "Belirtilmedi" yazın.

Önerilen bir görevi takip listenize almadan önce dört noktayı kontrol edin. Biri görevi kabul etti mi? Sorumlu doğru mu? Son tarih söylendi mi? Kaynaktaki ifade karar mı, öneri mi, açık soru mu? Kanıt bu noktaları netleştirmiyorsa görevi biri doğrulayana kadar "Onaylanacaklar" listesinde tutun.

Sesli, video ve arama özetleri

Copilot, ilişkili birkaç toplantıyı podcast tarzı sesli özet içinde birleştirebilir. Başlangıç toplantısı, risk incelemesi ve devir görüşmesi aynı karar sürecini oluşturuyorsa bu format kullanışlıdır. Sesli özet en fazla sekiz toplantıyı kapsar, Microsoft 365 Copilot gerektirir ve yaklaşık 60 gün saklanır. Bu süre nedeniyle gerçek kararları kalıcı bir yerde ayrıca tutmalısınız. Video özeti ise bir kayıttan anlatımlı önemli anlar çıkarır ve kayıt başına en fazla 100 önemli an sunabilir. Önemli an yalnızca ilgili bölüme işaret eder. "Ekip mavi paneli seçiyor" özeti, çevresindeki klip izlendiğinde aslında "Maviyi öneri sayalım ve cuma günkü testten sonra karar verelim" konuşmasına dayanabilir. Bir önemli anı karar olarak kaydetmeden önce bağlamını kontrol edin.

Arama özetlerinde de aynı disiplini kullanın. Arayanın sorununu, açıkça doğrulanan olguları, yalnızca önerilen eylemleri, üzerinde açıkça anlaşılan eylemleri ve çözülmemiş soruları beş ayrı başlıkta tutun. Böylece "Faturalamaya kredi mümkün mü diye sorabilirim" sözü "Faturalama kredi verecek" taahhüdüne dönüşmez. Aramanın tarihi biliniyorsa "Yarın sizi güncellerim" gibi göreli son tarihleri gerçek takvim tarihine çevirin.