Sizin gibi konuşan e-postalar yazın

Bir müşteriden workshop'u bir hafta ertelemesini istemeniz gerekiyor. İlk metin fazla sert geliyor. Daha sıcak yazdığınız sürüm ise bu kez kaçamak duruyor. Yirmi dakika sonra mesaj hâlâ taslaklarda. Outlook'taki Copilot ilk kullanılabilir metni hızla hazırlayabilir. Siz bilgileri verirsiniz, ardından dönen taslağı kontrol edersiniz.

Copilot e-postanızla gerçekte ne yapabilir?

Copilot, bir e-posta yazmanın dört ayrı aşamasında yardımcı olur. Her aşama farklı bir girdi alır, mesajın farklı bir bölümünü değiştirir ve sonrasında farklı bir kontrol ister.

Taslak, üslup ve koçluk farklı sorunları çözer. Taslak mesaja neyin gireceğini belirler. Üslup geçişi metnin nasıl duyulduğunu değiştirir. Koçluk ise yeniden düşünmek isteyebileceğiniz yerleri gösterir. Yanlış bir tarihi siz yakalamazsanız bu üç aşamanın hepsinden geçip kalabilir. Bu yüzden önce bilgileri ve amacı netleştirin. Sonra taslağı hazırlayın, üslubu ayarlayın, koçluk önerilerini değerlendirin, yalnızca gereken bölümü yeniden yazın ve son okumayı kendiniz yapın.

Ortaya çıkan metin hâlâ bir başlangıç noktasıdır. Göndermeden önce alıcıları, tarihleri, miktarları, proje durumuna ilişkin ifadeleri, bağlantıları, ekleri ve hedef kitleye uygunluğu kontrol edin. Copilot metni hızla hazırlayabilir. E-postanın altındaki ad, kararın size ait olduğunu gösterir.

İşe yarayan bir taslak prompt'u nasıl yazılır?

"Workshop hakkında bir e-posta yaz" gibi belirsiz bir prompt, hedef kitleyi, bilgileri ve isteği açıkta bırakır. Copilot da bu boşlukları genel ifadelerle doldurur. Çözüm, İyi Bir Prompt'un Anatomisi dersindeki dört öğeyi kullanmaktır: Hedef ne üretileceğini, Bağlam hedef kitleyi ve durumu, Kaynak kullanılabilecek bilgileri, Beklenti ise biçimi, uzunluğu, tonu ve sınırları belirler.

Bu örnekte en önemli öğe Kaynaktır. Kısa bir bilgi formunu ekleyip "Bir ayrıntı bu bilgilerde yoksa tahmin etme, metne alma" dediğinizde uydurma tarih ve taahhüt riskini azaltırsınız. Korunması gereken ayrıntıları da açıkça sayın: "Tüm adları, tarihleri, son tarihleri ve çekinceleri değiştirmeden koru." Böylece üzerinde çalışabileceğiniz daha güvenilir bir taslak elde edersiniz.

İşe yarayan bir prompt uzun olmak zorunda değildir. Sonucu yeterince sınırlaması gerekir. İlk taslak yine genel kaldıysa baştan başlamayın. "İsteği ilk paragrafta açıkça belirt. Değerlendirme tarihini, süreyi ve doğrulama son tarihini değiştirme" gibi kısa bir düzeltme gönderin. Böylece taslağı küçük adımlarla yönlendirir, daha önce sabitlediğiniz bilgileri korursunuz.

Üslubunuzu bilgilerden neden ayrı tutmalısınız?

"Sizin gibi olsun" geçişi, doğrulanmış bir taslağı yazı tarzınıza yaklaştırır. Bu özelliği ancak bilgiler ve istek doğru olduktan sonra kullanın. Üslup, ifade biçimini, ritmi, doğrudanlığı ve resmiyet düzeyini kapsar. İçerik ise bilgileri, taahhütleri, son tarihleri, riskleri ve istediğiniz eylemi taşır. İçerikteki bu ayrıntılar değişmezlerdir. Cümleler nasıl kurulursa kurulsun aynı kalmaları gerekir.

Yeniden biçimlendirilmiş bir e-posta çok akıcı okunurken bir uyarıyı yumuşatabilir, son tarihi düşürebilir veya istemediğiniz bir güvence ekleyebilir. "Çarşambaya kadar doğrula" ifadesi "yakında doğrula"ya, "testi bitirmeyi umuyoruz" ifadesi ise "test bitecek"e dönüşebilir. Her üslup geçişinden sonra yeni sürümü bilgi formunuzla yan yana koyup değişmezleri kontrol edin. Daha doğal okunan bir mesaj tarihi kaybetmişse metin iyileşmemiştir. Yalnızca yeni bir sorun daha hoş bir dille yazılmıştır.

Her aşamayı ayrı bir sürüm olarak kaydedin. Sürüm 1 bilgileri doğrulanmış taslaktır. Sürüm 2'de üslup ayarlanır, sürüm 3 koçluk değişikliklerini içerir, sürüm 4'te ise son bölüm yeniden yazılır. Bir tarih ya da çekince kayarsa bunun hangi aşamada olduğunu görürsünüz. Tek e-posta için fazla titiz gelebilir. Oysa "Bir şey değişti mi?" kuşkusunu kısa bir karşılaştırmayla çözersiniz.

Koçluk bir hüküm mü, bir öneri mi?

Outlook'un e-posta koçluğu taslağınızı inceler ve amacın yeterince açık olmaması, isteğin metinde geri planda kalması veya bir cümlenin iki türlü okunması gibi noktaları işaretler. Bu öneriler yararlıdır, fakat son karar değildir. Özellik, alıcının yakın bir ekip arkadaşı mı yoksa resmî bir üst makam muhatabı mı olduğunu her zaman bilemez.

Koçluk önerilerini bir meslektaşınızın düzeltme notları gibi değerlendirin. Mesajı iyileştirip anlamı koruyan öneriyi kabul edin. Gerçek bir sorunu bulduğu hâlde yanlış çözüm sunuyorsa değiştirerek uygulayın. Hedef kitleniz, amacınız veya bilgilerinizle çatışıyorsa reddedin. Ekip arkadaşına gönderilen kısa bir nota uygun olan tavsiye, müşteri veya yönetici sponsor için yanlış olabilir. Gönderilen metnin sorumluluğu sizdedir.

Yanlış olan en küçük şeyi düzeltin

Tek bir cümle iyi çalışmıyorsa e-postanın geri kalanına dokunmayın. O cümleyi seçin, daha kısa, sade ya da sıcak bir ifade istediğinizi açıkça yazın ve sabit kalması gereken bilgileri belirtin. Küçük bir düzenlemede daha az bilgiyi yeniden kontrol eder, çalışan paragrafları korursunuz.

Son olarak yalnızca sizin yapabileceğiniz incelemeye geçin. Her alıcıyı kontrol edin, konu satırının gerçek amaçla eşleştiğinden emin olun, taslağı bilgi formuyla bir kez daha karşılaştırın ve bağlantılarla eklerin yerinde olduğunu doğrulayın. Ardından mesajı alıcının gözünden okuyun. Copilot taslağa yardımcı oldu. Mesajın gönderilmeye hazır olup olmadığına yine siz karar verirsiniz.