İçerik Optimizasyonu ve Operasyonları

Editoryal İş Akışı Tasarımı

Kimsenin kullanmadığı için rafta duran bir akış şeması değil, ekibinizin gerçekten takip edebileceği bir yol.

İçeriğiniz talep edilmesinden yayınlanmasına kadar kaç elden geçiyor, siz de tam olarak bilmiyor olabilirsiniz. Bir yazının gerçekte hangi adımlardan geçtiğini çıkarıyor, işin nerede takıldığını gösteriyor ve o tıkanma noktalarını tek tek açıyoruz.

Elinizde belgelenmiş aşamalar, sorumlular ve süreler; zor bir vakayla test edilmiş ve ekibin zaten kullandığı araçlarda kurulmuş bir akış kalıyor.

Üretim akışınızı birlikte çıkaralım
Bir içeriğin talep, taslak, inceleme ve yayın aşamalarını gösteren üretim panosunu inceleyen ekip

Birlikte çalıştığımız 500'den fazla markadan birkaçı

Tüm referansları gör
  • Zorlu PSM
  • Red Bull
  • Yemek.com
  • Onedio
  • AVVA
  • HDI Sigorta
  • Ekol

Nasıl yürütürüz?

Akış, gerçek işe göre nasıl tasarlanıyor?

Gerçekte ne olduğunu izlemekten, insanların kullandığı bir sisteme kadar altı adım.

  1. Şemayı değil, işin kendisini izliyoruz

    Birkaç gerçek içeriği talepten yayına kadar takip ediyor, her el değiştirmeyi, bekleyişi ve başa dönüşü not ediyoruz. Kimseye süreci hafızasından anlattırmıyoruz.

    Kâğıt üstündeki sürecin değil, gerçek durumların, kuyrukların ve takılma noktalarının haritası.

    Yapay zeka desteği
    Ajanlar geçmiş içeriklerin gerçek yolunu araç geçmişinden yeniden kurabilir ve her aşamada geçen süreyi gösterebilir. Bu adımların hangisinin kontrol, hangisinin alışkanlık olduğu ekiple konuşularak çıkıyor.
    İnsan onayı
    Haritanın göstereceklerini örneklem belirliyor. Bu yüzden izlenecek gerçek içerikleri stratejist seçiyor.

  2. Gerçek kontrolü alışkanlıktan ayırıyoruz

    Bazı adımlar gerçek bir riski yakaladığı için var. Bazıları ise eski bir ekip yapısından kalma. Birincisini koruyor, ikincisini sorguluyoruz.

    Hangi adımın neden kalması, hangisinin neden kesilmesi gerektiğini gösteren bir liste.

    Yapay zeka desteği
    Ajanlar tekrarlayan yeniden işi, ona yol açan devir noktasına göre gruplayabilir; sürtünmenin gerçekte nerede olduğu böyle görünür. Bir kontrolün yarattığı sürtünmeyi hak edip etmediği ekibin risk kararı.
    İnsan onayı
    Her adımın gerekçesi kayda geçtikten sonra hangisinin kalacağına ya da çıkarılacağına stratejist karar veriyor.

  3. Giriş ve çıkış kriteri belli aşamalar kuruyoruz

    Her aşama için neyin doğru olması gerektiğini, kimin sorumlu olduğunu ve aşamadan çıkmak için neyin sağlanması gerektiğini yazıyoruz. İş böylece askıda kalmıyor.

    Durumları, sorumluları ve söz verilen süreleri içeren bir iş akışı taslağı.

    Yapay zeka desteği
    Ajanlar üzerinde anlaşılan haritadan aşama tanımlarını ve geçiş kriterlerini taslaklayabilir. Her aşamanın sahibi adıyla atanıyor; sahipsiz bir aşama kuyruğa dönüşür.
    İnsan onayı
    Her aşamanın sorumlusunu, aşama varsayılan hâline gelmeden önce iş akışının sahibi onaylıyor.

  4. Taslağı gerçekten açılacak bir şeye çeviriyoruz

    Durumlar ve kriterler, kimsenin bir daha bakmadığı bir politika sayfasına değil, ihtiyaç anında elinizin altında olacak kısa referans belgelerine ve şablonlara dönüşüyor.

    Her duruma bağlı, hafif şablonlar ve referans belgeleri.

    Yapay zeka desteği
    Ajanlar her aşama için kontrol listelerini ve başvuru kartlarını ekibin zaten kullandığı biçimde üretebilir. Kullanım anında kartta neyin bulunması gerektiğine onu kullananlar karar veriyor.
    İnsan onayı
    Referans belgeleri kullanılmaya başlanmadan önce editör onaylıyor.

  5. Zor vakalarla test ediyoruz

    Yeni akışı gerçekten acil bir işe, reddedilen bir taslağa ve bir yerelleştirme geçişine karşı deniyoruz. Sadece kolay vakada işleyen bir akış henüz bitmiş sayılmıyor.

    Standart akışa uymayan durumlar için açık bir istisna yolu olan, test edilmiş bir taslak.

    Yapay zeka desteği
    Hacim simülasyonu, önerilen akışta kuyruğun nerede birikebileceğini önceden gösterebiliyor.
    İnsan onayı
    Bu gecikmenin ekip kapasitesi ve risk düzeyi açısından kabul edilip edilemeyeceğini stratejist değerlendiriyor.

  6. Ekibin gerçekten çalıştığı yerde devreye alıyoruz

    Yeni akışı ekibinizin zaten kullandığı araçların içine kuruyor, istisna yolu üzerine eğitim veriyoruz. Sonra insanların gerçekten uyup uymadığını izliyoruz.

    Canlı bir iş akışı, bir uyum kontrolü ve bir gözden geçirme tarihi.

    Yapay zeka desteği
    Ajanlar araç verisinden uyumu raporlayıp hangi aşamaların atlandığını gösterebilir. Atlanan bir aşama, uyum sorunu sayılmadan önce tasarım sorunu olarak inceleniyor.
    İnsan onayı
    Uyumun gerçek mi yoksa sadece kayda geçmiş mi olduğuna ve gözden geçirme tarihine iş akışının sahibi karar veriyor.

Veri tıkanmayı gösteriyor, akış kararını ekip veriyor

Agent'lar her aşamadaki bekleme süresini sayabiliyor, aynı geçişte tekrarlanan işleri bulabiliyor ve hacim arttığında oluşabilecek kuyrukları simüle edebiliyor. Bu kayıt stratejistin önünü açıyor. Bir kontrolün yarattığı gecikmeye değip değmediği ise ekibin kapasitesine ve risk toleransına bağlı. Hangi aşamanın kalacağına, değişeceğine ya da kaldırılacağına bu bağlamı bilen stratejist karar veriyor.

Ne teslim ederiz?

Yeni iş akışı taslağı

Ana teslimat taslak. Uyum kontrolü ise taslağın gerçekten karşılık bulup bulmadığını gösteriyor.

  • bir iş akışı süreç diyagramı

    Mevcut durum haritası

    Gerçek işin nerede takıldığını, beklediğini ya da başa döndüğünü gösteriyor. Anlatılana değil, izlediğimize dayanıyor.

  • bir yönetişim tüzüğü belgesi

    İş akışı taslağı

    Durumlar, sorumlular, giriş ve çıkış kriterleri, süreler ve standarda uymayan vakalar için istisna yolu.

  • küçük bir eğilim çizgisi içeren ölçüm notu

    Uyum takip paneli

    Yeni akışın gerçekten takip edilip edilmediğini ya da bir kenara kaldırılıp kaldırılmadığını doğrulamak için izlediğimiz sinyaller.

Şu olduğunda tamam sayarız: durumlar, sorumlular ve süreler yazıya döküldüğünde, akış zor bir vakaya karşı test edildiğinde ve ekip onu fiilen kullandığında çalışma bitmiş sayılıyor.

Kimin için uygun?

Bu çalışma ne zaman doğru adres?

Bu çalışma ekibinizin günlük iş akışıyla ilgili. Akışın arkasındaki karar yetkileriyle değil.

Şu durumlarda iyi bir seçim

  • Taslaklar yazar, uzman, hukuk ve yayın ekibi arasındaki geçişlerde sürekli yavaşlıyor, bu yüzden kuyruk ve yeniden işin nerede başladığı görünmüyor.
  • Belirli bir içerik ekipte kullanılan araçlarda duruyor, ama mevcut durumunu, sorumlusunu ve sonraki adımını kimse geçmişi yeniden kurmadan göremiyor.
  • Kâğıt üzerindeki süreç düzenli görünüyor, oysa gerçek içerikler başka kuyruk ve geçişlerden ilerlediği için akışın doğrudan gözlenen işe göre kurulmasını istiyorsunuz.

Şu durumlarda başka bir çalışma daha doğru

  • Asıl belirsizlik günlük akışta değil, bir kararı kimin onaylayabileceğinde duruyor, bu yüzden önce İçerik Yönetişimi'nin yetkiyi netleştirmesi gerekiyor.
  • Yeni onay basamakları eklemek isteniyor, ama gözlenen gecikme, yeniden iş ya da editoryal risk bu basamakların neyi kontrol edeceğini göstermiyor.
  • Mevcut karmaşa haritalanabilir, fakat ekip yeni durumları, sorumluları ve istisna yolunu günlük işte kullanmaya hazır görünmüyor.

Bu içeriği yazan ve yayına alan ekip

Danışmanlarımızın bir kısmı sayfaları bizzat yazıyor. Bir kısmı dağıtımı planlıyor ya da bir yazı yayına alındıktan sonra nasıl performans gösterdiğine bakıyor, yani aşağıdaki ekip işin birden fazla aşamasını kapsıyor.

Bu konuda ürettiğimiz içerikler

YazıDidem Himmetli9 Adımda Video Pazarlama

Kullandığımız araçlar

Bu işin arkasındaki araçlar

  • Notion

    Katkı veren kişinin tam ihtiyaç anında açtığı referans sayfası

  • Asana

    Gerçek taslağın geçtiği yapılandırılmış durumları ve geçiş kurallarını uyguluyor

  • Trello

    Asana'yı ağır bulan küçük ekipler için hafif pano seçeneği

  • Airtable

    Yeni tasarımdan önce bir taslağın gerçek yolunu gösteren kayıt

İşe başlayalım

İçeriğin nerede beklediğini birlikte izleyelim

Yakın zamanda tamamlanan birkaç içeriğin el değiştirme geçmişiyle başlayabiliriz. Bekleme ve başa dönüş noktalarını çıkarıp yeni akışı bu kanıta göre tasarlıyoruz.
İçerik Pazarlaması uzmanıyla görüşün
İşe başlarken el sıkışan iki kişi

Başlamadan önce

Sıkça Sorulan Sorular

Bu, bir proje yönetimi aracı seçmekle aynı şey mi?

Önce durumları, sorumluları, kriterleri ve istisna yolunu tanımlıyoruz. Ardından bu akışı ekibinizin zaten iyi kullandığı araca kuruyoruz.

Mevcut durumu haritalamak gerçekten ne kadar sürer?

Kaç içeriği izlediğimize ve geçişlerin ne kadar dolaşık olduğuna bağlı. Herkese anket yapıp tahmin yürütmek yerine birkaç gerçek vakayı yakından izlemeyi tercih ediyoruz.

Gereksiz bulduğunuz adımlara ne oluyor?

Onları sessizce silmiyoruz. Gerekçeyi ve riski gösteriyoruz. O riskin sahibi olan kişiler kesip kesmeyeceğine karar veriyor.

Bu, kimin neyi onaylayabileceği sorununu da çözer mi?

Tek başına hayır. Bu çalışma işin gerçekte nasıl aktığıyla ilgili. Karar yetkilerinin kendisi İçerik Yönetişimi'nin konusu. İkisi çoğu zaman birlikte kuruluyor.