Bir ekip 100 Copilot lisansı atıyor, herkese duyuru gönderiyor ve öğle arasında bir demo düzenliyor. Panelde kullanım artıyor. 90 gün sonra sponsor neyin iyileştiğini soruyor. Ekip o kısmı hiç izlememiş.
Benimseme çerçevesi bu soruya yanıt verecek çalışma düzenini kurar. Her etkinliği incelenebilir bir sonuca ve sorumlusu belli bir karara bağlar.
Kanıt, etkinliğe yön verir
“Lisans ata”, “duyuru gönder” ve “eğitim düzenle” yaygınlaştırma ekibinin tamamladığı işleri anlatır. Her biri için ayrıca bir sonuç, ilk hedef kitle ve senaryo, adı belli bir sorumlu, incelenebilir kanıt çıktısı ve buradan doğacak karar gerekir. Bu zincir kurulmadığında ekip ne yaptığını anlatabilir, işin nereye vardığını anlatamaz.
“Copilot atölyesi düzenle” ifadesini ele alalım. Tek başına neredeyse hiçbir şey söylemez.
Müşteri yöneticilerinden oluşan pilot grup için toplantı notlarını özetleme atölyesi düzenleyin. Her katılımcı bir örnek göndersin, yaptığı düzeltmeleri kaydetsin ve sonucu yöneticisiyle incelesin.
Artık hedef kitle, senaryo, kanıt çıktısı, kalite kontrolü ve inceleyen kişi bellidir. Sonrasında işe yarayıp yaramadığını anlayabilirsiniz.
Her şey sonuçtan başlar. Kullanılabilir bir sonuçta hedef kitle, iş akışı, istenen sonuç ve kalite sınırı açıkça yer alır:
Copilot, müşteri yöneticilerinin haftalık müşteri güncellemelerini hazırlamasına destek olacak. Tekrarlanan taslak işi azalırken dışarıyla paylaşılan her içeriği yöneticiler yine inceleyecek.
Takvime tek bir etkinlik eklemeden önce bu cümleyi yazın. Yazamıyorsanız henüz takvim planlamaya hazır değilsiniz.
Beş yaşam döngüsü aşaması nedir?
Bu modül benimsemeyi beş aşamada ele alır: Envision → Onboard → Drive Value → Extend → Govern. Kullanmadan önce iki noktayı netleştirelim. Microsoft'un temel hizmet benimseme çerçevesi ilk üç aşamadan oluşur: Envision, Onboard ve Drive Value. Extend ile Govern bu kursun açık eklemeleridir. Extend, genişlemeyi kanıta bağlı ayrı bir karar yapar. Govern ise karar yetkilerini, inceleme sıklığını ve durdurma koşullarını tüm süreçte görünür tutar.
Aşamaların görevi ve Microsoft Essential Guide'daki çalışma aşamalarıyla ilişkisi şöyledir:
Aşamaların arasında aşama geçitleri bulunur. Bunlar, çalışma ilerlemeden önce geçmesi gereken kanıt kontrolleridir. Örneğin Onboard geçidinde grubun onaylı erişim gerekçesine, ilk senaryosuna, adları ve rakamları doğrulama yöntemine ve destek kişisine bakarsınız. Bunlardan biri eksikse tarih geldi diye ilerlemezsiniz. Takvimdeki tarih, tek başına geçiş gerekçesi olamaz.
Ekiplerin sık atladığı iki aşama özellikle önemlidir. Envision aşamasında sonuç, sponsor, paydaş haritası ve öncelikli senaryolar yazılır. Bu aşamayı atlarsanız sonraki etkinliklerin hiçbiri üzerinde uzlaşılmış bir sonuca bağlanmaz. Govern da yalnızca son onay toplantısından ibaret değildir. Her satırın karar sorumlusunu, inceleme sıklığını ve erişim, kalite, güven ile destek sorunlarının eskalasyon yolunu burada belirlersiniz. Karar kaydını da güncel tutarsınız. Böylece sonradan gelen bir inceleyici, senaryonun neden sürdürüldüğünü, duraklatıldığını veya genişletildiğini kayıtlardan görebilir. Envision hedefi koyar. Govern ise kararların bu hedefle ilişkisini süreç boyunca görünür tutar.
Kullanımı incelemenin bir parçası olarak okuyun
Drive Value aşamasında panel, kararı olduğundan kolay gösterebilir. 24 kişiden 19'u senaryoyu denedi. Bu sayı senaryonun açılıp denendiğini söyler. Çıktının işe yarayıp yaramadığı, yöneticilerin güvenip güvenmediği ve diğer beş kişinin neden uzak durduğu hâlâ açıktır.
Kullanım sinyalini kullanıcı örnekleri, düzeltmeler, bildirilen faydalar, engeller ve bırakma nedenleriyle birlikte değerlendirin. Ardından her senaryo için tek karar kaydedin: devam et, ayarla, duraklat veya genişlet.
“Haftalık güncelleme taslağı hazırla” senaryosunu 17 kişi denemiş olsun. Tekrar kullanım düzensiz ve yöneticiler taahhütlerle rakamları sürekli düzeltiyorsa doğru karar ayarla olur. Girdi şablonunu standartlaştırın, yönetici incelemesini koruyun ve yeniden değerlendirin. “Takip eylemlerini çıkar” senaryosu tekrarlı kullanımda temiz örnekler üretmişse devam et kararı alabilir. Aynı panel iki farklı kararı destekler, çünkü alttaki kanıt farklıdır.
Genişleme için ayrıca karar verilir. Doğrulanmış senaryo ikinci ekibe taşınmadan önce kanıtın yeniden kullanımı desteklemesi gerekir. Yeni sorumlu yetkinleştirme ve destek işini kabul etmeli, giriş ve durdurma koşulları da belirlenmelidir. Popülerlik bu koşulları karşılamaz.
Success Kit bu çerçevenin neresinde?
Bunların hepsini sıfırdan kurmanız gerekmez. Microsoft Copilot Success Kit, planlama, yetkinleştirme, eğitim, iletişim ve etkinlik için 27 bileşen içerir. Bu bir dağıtım planı değil, kullanabileceğiniz kaynakların toplandığı bir sistemdir. Belirli bir karar, davranış veya çıktı için hangi parçaya ihtiyacınız varsa onu seçin.
Her kaynak için beş soruyu yanıtlayın. Hangi karara veya davranışa hizmet ediyor? Hangi hedef kitle kullanacak? Sorumlusu kim? Hangi çıktıyı üretecek? Hazır sayılması için önceden neyin tamamlanması gerekiyor? Teknik hazırlık, lisans ataması ve paydaş haritası gibi kurulum ile risk işleri erken yapılmalıdır. Bir etkinlik güvenlik kararının yerini tutmaz. Kaynağın bağımlılığı tamamlanmadan ve hazırlık kanıtı incelenmeden onu “hazır” saymayın. Şablonu indirmek de 27 kaynağın tamamını herkese göndermek de tek başına bir ihtiyacı çözmez.
Çerçeve hazır. Bu modülün devamında insanları harekete geçiren şampiyonlar ve yetkinleştirme katmanını, kanıtı dürüst tutan senaryo ve ölçüm yaklaşımını ve bütün programı finanse edip yöneten yönetici stratejisini kuracaksınız.
