Henüz yazılmamış bir davet e-postasıyla, yönetici kitlesine göre düzenlenecek hazır bir paragraf aynı talimatı gerektirmez. İlkinde Copilot bir kaynaktan taslak oluşturur. İkincisinde elinizdeki metnin anlatımını veya biçimini değiştirir. Her iki görevde de kimsenin vermediği makul bir ayrıntı metne sızabilir, fakat kontrol edeceğiniz hata farklıdır. Oluşturma kalıbı yeni taslağa hangi bilgilerin girebileceğini sınırlar. Düzenleme kalıbı ise ifade değişirken mevcut anlamı korur.
Önce taslak mı düzenleme mi olduğuna karar verin
Taslak oluşturma, bir fikirden veya kaynaktan pazarlama planı, sunum, davet e-postası ya da toplantı gündemi gibi ilk teslimi hazırlar. Düzenleme, mevcut içeriğin anlatımını, yapısını, tonunu veya biçimini değiştirir. Daveti yazmak taslak oluşturmadır. Daha sonra kısaltmak düzenlemedir. Taslakta size verilmeyen bir olgu eklenebilir. Düzenlemede ise bütün rakamlar yerinde kalırken bir ifadenin anlamı değişebilir.
Her iki çıktıyı da başkası görmeden önce inceleyin. Taslak prompt'u ne hazırlanacağını, neden gerektiğini, kimin okuyacağını, hangi olguların kullanılabileceğini ve bitmiş çıktının nasıl görüneceğini açıklamalıdır. Kimsenin vermediği mekân, bütçe veya kanal bilgilerine dikkat edin. Düzenleme prompt'u güvendiğiniz bir metinle başlar, bu yüzden kontrolünüz anlamın korunmasına yönelir. Talimatı yazmadan önce yeni bir içerik mi oluşturduğunuza, yoksa elinizdeki metni mi yeniden biçimlendirdiğinize karar verin. Öncelikle hangi hatayı arayacağınızı bu ayrım gösterir.
Oluşturma kalıbında dört bilgi türü
Kaynağa bağlı kalmak tek başına yeterli değildir. Bir taslak, kaynaktaki bilgilerin yanında sizin yetkilendirdiğiniz yeni kararları veya açıkça işaretlenmiş önerileri de içerebilir. İnceleyen kişinin her ifadenin nereden geldiğini anlayabilmesi için dört tür bilgiyi ayrı tutun:
| Kategori | Nedir | Nasıl ele alınır |
|---|---|---|
| Kaynağa dayalı olgu | Kaynakta bulunan bir ad, tarih ya da etkinlik | Kaynakla karşılaştırıp doğrulayın |
| Sağlanan karar | Eklemeye yetkili olduğunuz yeni bir talimat | Kaynak olgusu değil, açıkça karar olarak etiketleyin |
| Öneri | Copilot'un ortaya attığı bir fikir | Biri onaylayana kadar "Önerilen" olarak işaretleyin |
| Belirtilmemiş | Kaynakta ve talimatlarda olmayan bilgi | "Belirtilmemiş" ya da "Ayrıntılar sonra paylaşılacak" yazın |
Kaynakta atölye tarihi 15 Ekim olarak geçiyorsa "15 Ekim" kaynağa dayalı bir bilgidir. "Katılımcılardan 1 Ekim'e kadar yanıt vermelerini iste" talimatı ise yalnızca sizin yetkilendirdiğiniz bir karar olarak eklenebilir. Bunu açıkça etiketleyin. Copilot'un önerdiği tanıtım kanalı henüz bir öneridir. Kimsenin belirtmediği mekân bilgisi de eksik kalmalıdır. Bu ayrım, yeni talimatları kaynağın parçasıymış gibi göstermeden taslağa eklemenizi sağlar.
Kısa bir denetimle bu ayrımı görebilirsiniz. Copilot "15 Ekim'de çevrimiçi atölyemize katılın" diye yazmış olsun. 15 Ekim kaynakta bulunduğu için kalır. "Çevrimiçi" bilgisi kaynakta ve talimatlarınızda yoksa çıkarılır. Yerine "Saat ve yer: Ayrıntılar sonra paylaşılacak" yazılır. Yetkilendirdiğiniz yanıt tarihi de korunur, fakat kaynaktan alınmış gibi sunulmaz. Her cümleyi kaynağa dayalı, sağlanan, önerilen veya eksik kategorilerinden biriyle eşleştirin. Böylece taslak tek okumada denetlenebilir hâle gelir.