Elinizde 40 dakikalık bir toplantı dökümü, yöneticinizin beklediği bir tablo ve sonraki görüşmeye kadar on dakika var. Copilot bu yükü hafifletebilir, ama önce hangi okuma işini yapacağını açıkça belirtmeniz gerekir. Özetleme, önemli bilgileri koruyarak kaynağı kısaltır. Analiz ise kaynaktaki bilgileri karşılaştırır, hesaplar, sınıflandırır veya bunlardan bir öneri çıkarır. İki işlemde de her iddiayı kaynağa bağlayın ve kaynakta olmayan bilgiyi tahmin ettirmek yerine işaretleyin.
Özetleme mi, sadeleştirme mi?
"Bunu kısalt" sözü farklı beklentiler taşıyabilir. Bu yüzden istediğiniz işlemi açıkça belirtin:
- Özetleme, sonuçları, kararları, riskleri, sorumluları, tarihleri ve sayıları koruyarak bilgi miktarını azaltır.
- Sadeleştirme, metni daha kısa yapmak zorunda olmadan daha anlaşılır sözcükler, açıklanmış terimler ve kısa cümleler kullanır.
"Bu politikadaki en önemli beş noktayı ver" dediğinizde özet istersiniz. "Bu politikayı yeni başlayan bir çalışan için sade bir dille yeniden yaz" dediğinizde metnin anlaşılmasını kolaylaştırırsınız. "Bu politikayı sade bir dille altı maddede açıkla, ardından çalışanların yapması gerekenleri listele" ise iki işlemi birlikte ister. Yalnızca "bunu kısalt" derseniz Copilot niyetinizi tahmin eder ve ihtiyacınız olan bir ayrıntıyı çıkarabilir.
Tersi de olur. Yöneticiniz tek ekranda beş karar görmek isterken "bunu yeni bir çalışan için yeniden yaz" derseniz daha anlaşılır, fakat neredeyse aynı uzunlukta bir metin alabilirsiniz. Hem yapılacak işi hem çıktı biçimini belirtin: "Sade dille altı madde yaz, ardından çalışanların yapması gerekenleri listele." Ayrımı şöyle hatırlayabilirsiniz. Özetleme elde kalan bilgi miktarını değiştirir. Sadeleştirme metni okumanın zorluğunu değiştirir.
İyi bir özetleme prompt'u neyi korur?
Bir özet akıcı göründüğü hâlde yanlış olabilir. Bir öneriyi karar gibi aktarabilir veya sorumlusu belli olmayan bir işi tamamen çıkarabilir. Bunu önlemek için özette hangi bilgilerin mutlaka kalacağını ve eksik alanların nasıl gösterileceğini belirtin. Şu kalıbı yeniden kullanabilirsiniz:
[Kaynağı], [hedef kitle ve amaç] için özetle.
[Kararlara, risklere, eylemlere, sorumlulara, tarihlere] odaklan.
[Biçim ve uzunlukta] yanıt ver.
Bir sorumlu, tarih ya da tutar eksikse "Belirtilmemiş" yaz.
Bir görüşmeyi ya da öneriyi karara dönüştürme.
Yalnızca [adı belirtilen kaynağı] kullan.
Bu kalıpta iki kural özellikle önemlidir. Önce tamamlanmamış işleri görünür tutun. Sorumlusu veya son tarihi olmayan bir işi silmeyin, eksik alanı "Belirtilmemiş" diye işaretleyin. Ardından görüşülen konuyu karara dönüştürmeyin. Gündeme gelen fakat karara bağlanmayan bir madde "Kararlar" yerine "Açık sorular" bölümünde yer almalıdır. Atanmamış bir işi gizleyen veya bir olasılığı kesin plan gibi sunan özet, güven verici göründüğü için yanıltıcıdır.
Hangi bilginin önemli sayıldığı kaynağa göre değişir. Bir Teams toplantısında kararları, işleri, sorumluları ve açık soruları ayrı tutun. Bir Word belgesinde savları, gereksinimleri, son tarihleri ve sonuçları koruyun. Bir Outlook yazışmasında ise sonraki mesajların önceki bilgileri güncelleyebileceğini hesaba katın. İlk e-postadaki öneri, son e-postada alınan kararın önüne geçmemelidir. "Önerildi", "inceleniyor", "onaya bağlı" ve "yayından önce" gibi ifadeleri de koruyun. Bu küçük ayrımlar, kesin bir plan ile olası bir seçenek arasındaki farkı taşır.
Soru bilgi bulur, analiz sonuç üretir
İkinci kalıp analizdir. "Copilot'a bu veriyle ilgili bir şey sor" dediğimizde aslında iki farklı görevden söz edebiliriz. Bir soru, kaynakta açıkça yazan tek bir bilgiyi bulur veya açıklar. Bir analiz ise bilgileri karşılaştırır, hesaplar, sınıflandırır ya da bunlardan bir öneri çıkarır. Böylece kaynakta doğrudan yazmayan bir sonuca ulaşır.
Soru tek bir hücreyi okur. Analiz iki sütundaki değerleri alır, hesaplar, sonuçları karşılaştırır ve bir sonuca varır. İstediğiniz görevi ve hesaplama yöntemini açıkça yazarsanız sonucu denetleyebilirsiniz.
Yeniden hesaplanabilir analiz nasıl yapılır?
Bir analiz ancak kontrol edilebildiğinde güven kazanır. Formülü tanımlayın, kaynak değerlerin gösterilmesini isteyin ve işlemlerin yazılmasını şart koşun. Ardından en az bir satırı kendiniz yeniden hesaplayın. Şu üç kategoriyi de birbirinden ayırın:
- Kanıt, kaynağın açıkça belirttiği bilgidir. Örneğin "yönetici onayında gecikme".
- Çıkarım, kanıttan ulaşılan sonuçtur. Örneğin "Batı'da 13 puanlık fark var".
- Eksik bilgi, görev için gerekli olduğu hâlde kaynakta bulunmayan bilgidir. Sorumlu sütunu yoksa "Belirtilmemiş" yazılması gibi.
"Eğilimleri bul" gibi belirsiz bir istek, Copilot'un karşılaştırma yöntemini seçmesine yol açar. Siz gerçekleşen değer ile hedefi karşılaştırmak isterken Copilot aydan aya değişimi inceleyebilir. Matematiği sabitleyin: "Her satır için sapmayı Gerçekleşen eksi Hedef olarak hesapla. İşlemi göster. Satırları birbiriyle karşılaştırma." Eşitlik ve eksik değer kurallarını da baştan yazın: "İki satır eşitse ikisini de bildir. Bir değer eksikse 'Hesaplanamaz' yaz ve o satırı sıralamaya alma." Böylece Copilot kendi kuralını sessizce ekleyemez.
Örneğin Copilot'a altı aylık Hedef ve Gerçekleşen değerlerini verin. Her satırdaki sapmayı Gerçekleşen eksi Hedef formülüyle hesaplamasını, en büyük iki açığı sıralamasını ve işlemleri göstermesini isteyin. Denetlenebilir bir yanıtta Nisan için "118 − 130 = −12", Şubat için "103 − 110 = −7" görürsünüz. Bu iki işlemi siz de hızla doğrulayabilirsiniz. Yanıt bunun yerine "Nisan, Mart'a göre düştü" diyorsa, Copilot aydan aya değişimi hesaplayarak başka bir soruyu yanıtlamıştır. İşlemleri okuyarak bu farkı yakalayabilir ve "Yalnızca her satır için Gerçekleşen eksi Hedef formülünü kullan. Ayları birbiriyle karşılaştırma" diye düzeltebilirsiniz. Veri ciro, anket oranı veya test sonucu olabilir. Yöntem değişmez.
İki kaynak birbiriyle çeliştiğinde ne olur?
Gerçek bir iş akışında planlama notu ile daha sonra gönderilen chat mesajı her zaman uyuşmayabilir. İki ayrı değerlendirme yapmanız gerekir. Çelişki, iki kaynağın aynı konu hakkında birbiriyle bağdaşmayan bilgiler vermesidir. Farklı başlangıç bölgeleri veya zıt onay durumları buna örnektir. Sonraki mesajın konudan yalnızca söz etmesi, hiç söz etmemesi veya yeni bir öneri sunması tek başına çelişki oluşturmaz.
Sonraki ifadenin önceki kararın yerini aldığını kabul etmek için yalnızca tarihe bakmak yetmez. En yeni mesaj kendiliğinden geçerli sayılmaz. Kanıt hem onay durumunu, örneğin "Güney'in Batı ile değiştirilmesini onaylıyorum" ifadesini, hem de yazarın bu değişikliği yapma yetkisini göstermelidir. Tüzükte sponsorun bölge değişikliklerini onaylayabileceğinin yazması buna örnektir. Bu iki koşuldan biri eksikse çelişkiyi bildirin, önceki kararı koruyun ve yetkinin doğrulanmadığını belirtin. Böylece yetkisiz bir chat mesajının onaylı planı sessizce değiştirmesini önlersiniz.
Kontrol sırası kısadır. Önce iki kaynağın ortak konusunu belirleyin. Buradaki konu başlangıç bölgeleridir. Ardından değerlerin gerçekten uyuşmadığını doğrulayın. Kuzey ve Güney ile Kuzey ve Batı farklı kararlardır. Sonraki mesajın açık bir onay içerip içermediğine bakın. Son olarak yazarın değişiklik yetkisini doğrulayın. Güncellemeyi ancak onay ve yetki birlikte kanıtlandığında kabul edin. Aksi durumda çelişkiyi kaydedip önceki kararı koruyun. Her iddiayı kendi kanıtıyla sınırlı tutun. Bölgeler için onaylanan bir değişiklik, hukuk incelemesini veya değişmeyen sorumluları yeniden açmaz.
