Saat 16.00 ve Word belgesi hâlâ boş. Duyurunun neleri kapsaması gerektiğini biliyorsunuz, ama notlar dağınık ve işi kırk dakika içinde bitirmek istiyorsunuz. Copilot'a yetkin bir ekip arkadaşına vereceğiniz kadar açık bir brief verirseniz bu noktada işinizi hızlandırabilir.
Word'deki Copilot üç farklı iş yapıyor. Taslak hazırlama, talimatlarınızdan ve bir kaynaktan yeni içerik oluşturuyor. İçerik ekleme, açık belgenin seçtiğiniz noktasına yeni metin yerleştiriyor. Yeniden yazma ise seçili metnin bilgilerini koruyarak tonunu veya uzunluğunu değiştiriyor. Bu derste üç işlemi de müşteri karşılama duyurusu üzerinde kullanacaksınız.
Bir Word prompt'unun dört öğesi nedir?
İyi Bir Prompt'un Anatomisi dersindeki dört öğeli yapı Word'de de geçerlidir. Güçlü bir Word prompt'u dört şeyi belirtir:
- Hedef, eylemi ve teslim edilecek çıktıyı tanımlar. "Müşteri karşılama" konu belirtir. "Bir müşteri karşılama duyurusu taslağı hazırla" ise hedeftir.
- Bağlam, hedef kitleyi ve durumu açıklar. "Kuruluma 5 Ağustos'ta başlayan ve ilk üç adıma ihtiyaç duyan yeni müşteriler için" buna örnektir.
- Kaynak, Copilot'un kullanabileceği başvurulan dosya veya prompt'a eklediğiniz notlardır.
- Beklenti, sonucun biçimini tanımlar. "180–220 kelime, sıcak ve profesyonel, kısa bir başlık ve numaralandırılmış üç adımlı liste" gibi.
Konu, Copilot'a belgenin ne hakkında olduğunu söyler. Hedef ise ne üretmesi gerektiğini belirtir. Benzer şekilde, "Güzel olsun" kontrol edebileceğiniz somut bir beklenti vermez. Her görevde dört öğenin tamamına ihtiyaç duymayabilirsiniz, ama zayıf bir sonuç çoğu zaman eksik kalan öğeyi gösterir. Ölçülebilir beklentiler taslağı incelemeyi kolaylaştırır.
Copilot'un hayal gücünü değil, sizin dosyanızı kullanmasını nasıl sağlarsınız?
Açık bir dosya, düzenlediğiniz belgeyle aynı klasörde dursa bile isteğe otomatik olarak eklenmez. / yazarak dosyaya açıkça başvurun veya ilgili notları prompt'a yapıştırın.
Kaynağı iki kez kontrol edin:
- Göndermeden önce, amaçladığınız dosyanın seçildiğinden veya gereken tüm notların prompt'ta yer aldığından emin olun.
- Copilot taslağı hazırladıktan sonra, her olgusal ifadeyi kaynakla satır satır karşılaştırın.
İlk kontrol olmadan Copilot bir boşluğu makul bir ayrıntıyla doldurabilir. İkinci kontrol olmadan bu ayrıntı bitmiş belgeye kadar gelebilir. İki kontrol birlikte bir dakikadan az sürer.
Yakındaki bir dosya, sağlanmış bir kaynak değildir
Bir belgenin açık olması ya da aynı klasörde bulunması, onu prompt'unuzun kaynağı yapmaz. / ile ona başvurun veya notları isteğe yapıştırın. Aksi hâlde Copilot genel bilgiden yanıt verir ve ayrıntıları uydurur.
Bir bölümü tam olarak istediğiniz yere ekleyin
İçerik eklerken işe başlamış bir belge üzerinde çalışırsınız. İmleci yeni bölümün gireceği yere koyun, ardından Copilot'a yalnızca o nokta için brief verin. Kaynağı bu isteğe de ekleyin. Beş dakika önce kullandığınız dosyanın hâlâ kaynak olarak bağlı olduğunu varsaymayın. Dosyaya yeniden başvurun veya ilgili notu yapıştırın.
İsteği dar tutun. "İki paragraflık bir 'Nereden yardım alınır' bölümü ekle, perşembe kliniğinden söz et, kurulum listesini tekrarlama" açık bir sınır koyar. "Buraya biraz daha ekle" dediğinizde neyin yeterli olduğuna Copilot karar verir ve çoğu zaman silmeniz gereken metin üretir.
Bir paragrafı bilgileri kaybetmeden yeniden yazın
Seçili metni yeniden yazmak, Word'de hızlı ve işe yarayan görevlerden biridir. Uzun bir paragrafı kısaltabilir, sert bir tonu yumuşatabilir veya kelime sınırına uyabilirsiniz. İsteği seçimdeki bilgilerle sınırlı tutun. Seçili metinde bulunmayan bir tarihi ya da kliniği korumasını istediğinizde Copilot'tan desteklenmeyen bilgi sağlamasını istemiş olursunuz.
İhtiyacınız olan her bilgiyi içeren metnin tamamını seçin. Bilgiler farklı yerlerdeyse seçimi genişletin veya talimatı yalnızca gerçekten orada bulunanlarla sınırlandırın. Özgün metni değiştirmeden önce iki sürümü karşılaştırın. Kelime sayısını kontrol edin, her bilginin korunduğunu doğrulayın ve yeni bir ayrıntı eklenip eklenmediğine bakın.
Bir taslak hayal kırıklığı yarattığında, doğru şeyi düzeltin
Sonuç beklentinizi karşılamadığında bu durum nadiren "Copilot kötü" demektir. Yeniden denemeden önce hangi prompt öğesinin eksik kaldığını bulun. Odaklı bir düzeltmeyi incelemek, baştan ve ucu açık bir deneme yapmaktan daha kolaydır:
Odaklı düzeltmeden sonra yalnızca değişen bölümü değil, sonucun tamamını kontrol edin. Kısa taslağı kelime sayısına ulaştırmak için uzatırken yeni ve desteklenmeyen bilgi eklenebilir. Copilot giriş noktasını bulamıyorsanız başka Word sürümünün menü yolunu tahmin etmeyin. Doğru hesapla oturum açtığınızı doğrulayın ve kendi sürümünüzde görünen Copilot kontrolünü kullanın.
Her düzeltmeden sonra kontrol listesinin tamamını yeniden çalıştırın
Her düzeltme yeni bir taslaktır. Copilot bir şeyi düzelttikten sonra kaynağa uygunluğu, uzunluğu, tonu, yapıyı ve sırayı bir arada yeniden kontrol edin. Bir yerdeki değişiklik başka bir yeri sessizce bozar.
Yalnızca kontrol ettiğinizi kabul edin
Copilot'un verdiği her taslağı bir öneri olarak görün. Yeni metin hazırlamış, bölüm eklemiş veya bir pasajı yeniden yazmış olsanız da belgeyi tutmadan ya da göndermeden önce aynı kısa kontrolü uygulayın:
- Kaynak: Her tarih, ad ve sayı notlarla eşleşiyor.
- Eksik bilgi: Boşluklar sessizce doldurulmuyor, "Brifte belirtilmemiştir" diye işaretleniyor.
- Uzunluk: Başlık dahil sonucun tamamı istenen aralıkta.
- Ton: Metin hedef kitlenize uygun okunuyor.
- Yapı: İstenen başlık, giriş ve liste yerinde.
- Sıra: Adımlar ve olaylar doğru sırada ilerliyor.
- Desteklenmeyen ayrıntılar: Taslağa uydurma süre, saat veya iletişim bilgisi girmemiş.
Copilot desteklenen bir bilgiyle uydurma bir ayrıntıyı aynı akıcılıkla yazabilir. Bu inceleme, hız kazanırken hatayı sonraki aşamaya taşımamanızı sağlar. Birkaç denemeden sonra taslak hazırlama, içerik ekleme ve yeniden yazmada kullanacağınız kısa bir rutine dönüşür.
